Programmasecretaris Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering

Functieomschrijving

Voor de Gemeente Amsterdam zoeken wij een Programmasecretaris Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering.

Als Programmasecretaris ben je een belangrijke spil in een dynamische omgeving. Het werk is afwisselend. Je ondersteunt de programmamanager op de domeinen Economie, Kunst & Cultuur en Democratisering. 

Werkzaamheden

• Advisering en ondersteuning van de programmamanager op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende thema’s en hoe deze het beste kunnen landen in de gebiedsagenda’s en gebiedsplannen
• Het monitoren van de uitvoering van projecten o.l.v. de programmamanager op impact, samenhang en budget
• Organiseren van bijeenkomsten en de voorbereiding van projectgroepen en overleggen. Voorbereiden van (programma)management-overleggen, bestuurlijke overleggen en externe overleggen, inclusief het opstellen van bijhorende stukken als opleggers. Tevens het verzorgen van bestuurlijke besluitvorming, dit doe je uiteraard in samenspraak met je collega’s
• De bewaking, rapportage, voortgang van projecten, budgetten en beslismomenten en adviseert de programmamanager hierover. Actualisatie van jaarprogramma’s en documenten
• Afstemming met o.a. gebiedsmakelaars om de opgave te bepalen en eventuele maatregelen te toetsen, plus het opbouwen en onderhouden van relaties met collega’s en externe partijen
• Het archiveren en vormen van dossiers
• Communicatieberichten, stafstukken, verslagen en notities schrijven en het voorbereiden voor de weekstart

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

De opdrachtgever(s)
Stadsdeel Nieuw-West is een van de 7 stadsdelen van de gemeente Amsterdam, ook wel het “groene stadsdeel” genoemd. De gebiedspool is één van de organisatieonderdelen van het stadsdeel. De gebiedspool Nieuw-West levert expertise en menskracht voor de uitvoering van gebiedsplannen, uitvoeringsplannen, programma’s en projecten in het stadsdeel. Primair in opdracht van gebiedsmanagers, secundair in opdracht van stadsdeelmanagers uitvoering en van de stadsdeelmanager staf. De gebiedspool is een flexibele, innovatieve, hands-on afdeling waar uitwisseling van kennis en mensen tussen stadsdeel en RVE’s mogelijk wordt gemaakt. De focus ligt op menskracht beschikbaar houden en/of krijgen om te werken aan opgaven en bij te dragen aan resultaten in gebieds- en uitvoeringsteams en in project- en gebiedsoverstijgende programmateams.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.