Directiesecretaris MT CIO

Functieomschrijving

Voor de Gemeente Utrecht zoeken wij een Directiesecretaris MT CIO.

Utrecht groeit, dat vraagt om nieuwe oplossingen. Wat in Utrecht nodig is, staat centraal in het werk.
Vanuit het Bedrijfsvoerings- en Strategienetwerk (BSN) wordt door verschillende afdelingen en diverse invalshoeken een bijdrage geleverd aan de opgave waar de  stad en deorganisatie voor gesteld staat.

Het MT CIO wordt gevormd door de managers van de afdelingen CIO Office, DomstadIT en Informatie en Procesmanagement (IPM). Het CIO Office voert centrale regie op de gehele Informatievoorziening van de organisatie. DomstadIT is de afdeling bij de gemeente Utrecht die in nauwe samenwerking met andere organisatieonderdelen ICT ontwikkelt, levert, installeert en beheert om te zorgen voor een stabiele en optimaal beschikbare ICT-infrastructuur.
De afdeling IPM helpt mee om processen zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten, te beheren en om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. Door het combineren van de kennis van processen en IT optimaliseren ze de bedrijfsvoeringskolom.

Opdrachtomschrijving
Als directiesecretaris voor Informatie- en Procesmanagement (IPM) ben je lid van het Managementteam (MT) en fungeer je als businesspartner voor de directeur en de managers. Je helpt het MT en de afdeling koers te houden waar het gaat om het behalen van de strategische doelen. Je bereidt de vergaderingen van het MT voor en zorgt voor adequate besluitvorming. Je bent een belangrijke schakel in de managementcyclus door in nauwe samenwerking met anderen te zorgen voor betrouwbare sturingsinformatie.
Als strategisch adviseur adviseer je gevraagd en ongevraagd over dossiers in de portefeuille van het MT CIO en de CIO, je signaleert trends en ontwikkelingen en kijkt naar de mogelijkheden met betrekking tot de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Je geeft strategisch advies aan de directeur en de managers van IPM. Je houdt het MT en de afdeling scherp en koersvast waar het gaat om het realiseren met de juiste prioriteitstelling van de strategische doelen.
Voor zover sprake is van een veranderopdracht, draag je bij aan de realisatie hiervan. Je anticipeert op de gevolgen van beleidskeuzes en de gevolgen daarvan voor de strategische doelen. Je levert een bijdrage aan organisatieontwikkeling, o.a. door als opdrachtgever te fungeren voor een aantal strategische speerpunten.

• Je zorgt voor het organiseren en voorbereiden van MT-vergaderingen en heidagen. Je bereidt met de inbrengende collega's de agendapunten voor. Je zorgt voor opvolging van de gemaakte afspraken en je bewaakt de voortgang daarvan. Je zorgt ervoor dat belangrijke stakeholders, zoals business controller, HR business partner en strategisch adviseurs binnen de afdeling tijdig beschikken over relevante informatie. Je hebt een ‘poortwachtersrol’ als het gaat om de kwaliteit van beslisdocumenten die vanuit de afdeling worden opgesteld
• Je draagt bij aan het realiseren van de verantwoordelijkheden en taken die voor de directeur en de afdeling voortvloeien uit de managementcyclus. Hierbij zorg je in het bijzonder voor het (laten) ontwikkelen, in stand houden en tijdig verschaffen van betrouwbare sturingsinformatie vanuit de afdeling aan zowel de directeur als het MT. Dit in nauwe samenspraak met de Business controller en de HR business partner. Desgewenst heb je een coördinerende rol. Richting de betrokken managers vergroot je door jouw inbreng de planbaarheid en het gevoel van voorspelbaarheid van de managementcyclus
• Je zorgt in samenspraak met de directeur en de andere managers voor de communicatie over voorgaande binnen en buiten de afdeling

Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Resultaat
Als alle beschreven taken weer belegd zijn bij een vaste collega / vaste invulling voor de taken en dat die ook zijn ingebed.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.