Projectondersteuner

Functieomschrijving

Voor de Gemeente Amsterdam zoeken wij een Projectondersteuner.

De opdracht
Als managementondersteuner ondersteun je het projectteam OVT en programma.

Jouw verantwoordelijkheden

• Organisatorische en secretariële taken: Agenda- en mailboxbeheer van het projectteam OVT als Programma Zuidasdok bij enkele managers, organiseren van bijeenkomsten, en opstellen van de agenda als notuleren bij vergaderingen (o.a. bij OVT MT, VGO en MPB-Overleg);
• Informatiebeheer: Verzamelen van informatie zodat managers goed voorbereid zijn;
• Sparringpartner: Ondersteunen bij het structureren van werk en afspraken;
• Bewaken van acties en besluiten: Bijhouden van gemaakte afspraken en attenderen op deadlines;
• Afstemming: Het afstemmen met het secretariaat van aannemer(s) en/of overige leveranciers m.b.t. het plannen van bijeenkomsten en afspraken;
• Het indien nodig bemensen van de receptie Zuidasdok, bij (geplande) afwezigheid van de receptionist;
• Het ondersteunen van het facilitair proces Zuidasdok;
• Ondersteuning bij relatiebeheer en praktische dienstverlening de Homebase;
• Ondersteunen van het projectteam OVT en programma bij Zuidasdok.

De organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De afdeling
Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is hun werk. Ze doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol. Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren ze met Zuidasdok het volgende:

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid;
• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid;
• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel;
• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied.

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Jouw competenties

• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden, met het vermogen om meerdere taken en deadlines te beheren;
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en het vermogen om effectief te communiceren met interne en externe stakeholders;
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding, met het vermogen om problemen op te lossen en initiatief te nemen in een dynamische projectomgeving.

Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is vereist voor deze functie.